书信的标准格式范文

书信的标准格式范文篇一

书信标准格式范文

书信标准格式范文

书信在人类的交流与沟通的历史上占有重要地位。在手机，电话与电脑这些简单快捷的交流工具遍布全球的今天，仍有一部分人情愿使用书信来互通信息。

书信格式

例文

①称呼：顶格，有的还可以加上一定的限定、修饰词，如亲爱的等。

②问候语：如写“你好”、“近来身体是否安康”等。独立成段，不可直接接下文。否则，就会违反构段意义单一的要求，变成多义段了。

③正文。这是信的主体，可以分为若干段来书写。

④祝颂语。以最一般的“此致”、“敬礼”为例。“此致”可以有两种正确的位置来进行书写，一是紧接着主体正文之后，不另起段，不加标点；二是在正文之下另起一行空两格书写。“敬礼”写在“此致”的下一行，顶格书写。后应该加上一个惊叹号，以表示祝颂的诚意和强度。

称呼和祝颂语后半部分的顶格，是对收信人的一种尊重。是古代书信“抬头”传统的延续。古人书信为竖写，行文涉及对方收信人姓名或称呼，为了表示尊重，不论书写到何处，都要把对方的姓名或称呼提到下一行的顶头书写。它的基本做法，为现代书信所吸收。

⑤署名和日期。写信人的姓名或名字，写在祝颂语下方空一至二行的右侧。最好还要在写信人姓名之前写上与收信人的关系，如儿×××、父×××、你的朋友×××等。再下一行写日期。

如果忘了写某事，则可以在日期下空一行、再空两格写上“又附”，再另起行书写未尽事宜。

书信格式范文：给老师的一封信

尊敬的黎老师：

您好!

时间过得真快啊!一转眼，一个学期又快结束了。通过这一个学期和您的接触，我对您又有了更深入的了解。您是我最最崇拜的老师，您在我心目中留下了很好的印象：上课时，课文内容讲得很深入、很透彻。办事情认真到位，能够根据学生的特点来进行教育。不过，在这些优点中，我觉得您最突出的优点还是上课上得好。

您平时在教课文时，总是让我们推敲每个字的深层意思。上课绝不会只是了解表面意思。您善于引导我们从课文的各个角度去探究，调动起同学们的学习积极性，让我们“更上一层

楼”。例如，有一次您给我们上第10课《月光曲》中的第6自然段，您从盲姑娘的一句话中推敲出了“这位穷苦的盲姑娘，不仅热爱音乐，还能从音乐中听出弹琴的人就是贝多芬。所以，贝多芬认为他遇到了知音”。除了上课这方面，还有您给我们布置的作业并不多，而且光是背和读就占了大部分，但每一题都很重要，都能够调动我们的思维。您很少布置大量“手工劳动”和“重复劳动”的作业，你所关注的重点都是“怎样以最少的时间，完成最多的任务”。

你做事情也是按照这个准则来执行的。这也许跟您的性格有很大的关系，您做事情都是赶前不赶后，比如说，改作文这一方面，53篇习作，您很快就能改完，而且每一篇习作还加以详细的点评，一些错别字也逃不过您的眼睛。而改考卷您就更快了，今天下午考完，明天上午就能改出来，真是“神速”。

至于您是如何根据学生特点来进行教育，我想首先是您在上课的时候，对一些简单的问题，您一般都会叫那些学习不太好的同学来回答，而对于比较难的问题，您总是留给学习较好的同学来回答，这样使全班同学都有锻炼的机会。其次，有的时候，您还会根据某个同学存在的问题，找他单独“谈一谈”。您还会适当地给差生减少作业，这一点，您比较与众不同，别的老师都是给差生拼命加作业，而您对差生只是要求他们掌握基础的知识就行了，您就象一位母亲一样关爱着您的每一个学生。

当然，人无完人，您也有缺点。您最明显的缺点就是上课的时候，一不留神就读出了口音，在《燕子》那课中，“五线谱”的“五”字，明明是读“武”，您却读“无”，害得我们全班同学也胡里胡涂地跟着您读，您还经常把“八”读成“拔”。听得我们同学哄堂大笑。我希望您能够把您经常读错的字记下来，多加练习，在课堂上每当读到这个字时，就要特别注意，这样也许就能够把您这个坏毛病改掉了。在这里，我要再提一个小建议，您要注意身体，要劳逸结合，毕竟身体才是工作的本钱。今天我要说的就这么多了。

祝

身体健康!

您的学生：李硕

2009年6月19日

中文书信的内容格式

书信分为一般书信和专用书信两大类。一般书信主要有家庭成员之间的家书类书信，朋友和同事之间的问候类书信、请托类书信、规劝类书信、借贷类书信、庆贺类书信等。这类书信多用于个人和个人之间。专用书信主要有表扬信、感谢信、邀请信等。这类书信多用于单位与人、单位与单位之间。

书信的5个主要部分

一般书信可分为称呼、正文、结尾、署名、日期五个部分，每个部分都有一定的格式。

（1）称呼。

根据自己和收信人的关系，平时怎么称呼，在信中就怎么写。如给爸爸写信，称呼就写“爸爸”；写信给老师、同学的信，称呼就写“*老师”、“**同学”。称呼要从第一行顶格写起。称呼后面要加冒号（：），表示下面有话要说。

（2）正文。

这是信的主要部分。写信人要说的话都写在这里。正文的开头空两格，通常先写问候的话。如果是回信，先要写明来信收到，并对来信中提及的问题或要求办理的事情作出回答。如果写的事情较多，可以分段写，一件事情写一段。每段起行空两格，转折顶格。

正文： 正文是信函的主体。可以根据对象和所述内容的不同，灵活地采用不同的文笔和风格。

1、问候语：问候语要单独成行，以示礼貌。有“你好”、“近好”、“节日好”等。

2、先询问对方近况和谈与对方有关的情况，以表示对对方的重视和关切。

3、回答对方的问题或谈自己的事情和打算。

4、简短地写出自己的希望、意愿或再联系之事。

（3）结尾。

结尾可根据写信人跟收信人的关系和具体情况，写上表示祝愿，勉励或敬意的祝颂语。如“此致敬礼”、“祝你健康”等等。祝愿语一般分两行写。以“此致敬礼”为例，“此致”可以紧接正文之后写，也可以另起一行空两格写，“敬礼”则一定要另起一行顶格写。

（4）署名。

在结尾的再下一行的后半行写自己的名字，署名的前面也可以写上跟随对方相应的称呼，如“儿”、“弟”、“学生”等等。

（5）日期。

可以写在署名的后面，也可以写在署名下一行的后半行。最好写清年月日，以便查考。

此外，如果信已经写完，又发现内容有遗漏，或某件事叙述不够全面时，在信的后面还可以补写。但是在补写的话前面要加上“还有”、“另外”、“再”；或在后面加上“又及”等字样。

信写好了，要寄出去，还必须要有信封。现在的标准信封是横写的。信封上面写收信人的邮政编码、收信人地址；中间写收信人的姓名；下面写寄信人的地址、姓氏及邮政编码

书信的标准格式范文篇二

中文书信标准格式

楼层: 1

中文书信标准格式

①称呼：顶格，有的还可以加上一定的限定、修饰词，如亲爱的等。

②问候语：如写“你好”、“近来身体是否安康”等。独立成段，不可直接接下文。否则，就会违反构段

意义单一的要求，变成多义段了。

③正文。这是信的主体，可以分为若干段来书写。

④祝颂语。以最一般的“此致”、“敬礼”为例。“此致”可以有两种正确的位置来进行书写，一是紧接着主体正文之后，不另起段，不加标点；二是在正文之下另起一行空两格书写。“敬礼”写在“此致”的下

一行，顶格书写。后应该加上一个惊叹号，以表示祝颂的诚意和强度。

称呼和祝颂语后半部分的顶格，是对收信人的一种尊重。是古代书信“抬头”传统的延续。古人书信为竖写，行文涉及对方收信人姓名或称呼，为了表示尊重，不论书写到何处，都要把对方的姓名或称呼

提到下一行的顶头书写。它的基本做法，为现代书信所吸收。

⑤具名和日期。写信人的姓名或名字，写在祝颂语下方空一至二行的右侧。最好还要在写信人姓名之

前写上与收信人的关系，如儿×××、父×××、你的朋友×××等。再下一行写日期。

如果忘了写某事，则可以在日期下空一行、再空两格写上“又附”，再另起行书写未尽事宜。

回答者：xp0285 - 初入江湖 二级 2-28 10:30{书信的标准格式范文}.

提问者对于答案的评价：

谢谢i

您觉得最佳答案好不好？ 目前有 0 个人评价

50% （0）

50% （0）

其他回答共 2 条

...................

期待您的回信!

此致

敬礼

某某某

回答者：wangweibin1018 - 助理 二级 2-28 10:29

中文书信的格式

信封

左上方填写邮编及收信人地址；信封中间居中写收信人姓名，加上称呼。它可以是写信人对收信人的称呼，也可以是邮递员对收信人的称呼。后者为王力先生的观点，实际上邮递员只认为是写信人对收信人的称呼。收信人后面没有称呼是不礼貌的，属于格式上的错误。信封右下方为寄信人地址及邮编。

正文

①称呼：顶格，有的还可以加上一定的限定、修饰词，如亲爱的等。

②问候语：如写“你好”、“近来身体是否安康”等。独立成段，不可直接接下文。否则，就会违反构段

意义单一的要求，变成多义段了。

③正文。这是信的主体，可以分为若干段来书写。

④祝颂语。以最一般的“此致”、“敬礼”为例。“此致”可以有两种正确的位置来进行书写，一是紧接着主体正文之后，不另起段，不加标点；二是在正文之下另起一行空两格书写。“敬礼”写在“此致”的下

一行，顶格书写。后应该加上一个惊叹号，以表示祝颂的诚意和强度。

称呼和祝颂语后半部分的顶格，是对收信人的一种尊重。是古代书信“抬头”传统的延续。古人书信为竖写，行文涉及对方收信人姓名或称呼，为了表示尊重，不论书写到何处，都要把对方的姓名或称呼

提到下一行的顶头书写。它的基本做法，为现代书信所吸收。

⑤具名和日期。写信人的姓名或名字，写在祝颂语下方空一至二行的右侧。最好还要在写信人姓名之

前写上与收信人的关系，如儿×××、父×××、你的朋友×××等。再下一行写日期。

如果忘了写某事，则可以在日期下空一行、再空两格写上“又附”，再另起行书写未尽事宜

书信的标准格式范文篇三

中文书信的的标准格式是这样的

中文书信的的标准格式是这样的：称呼，顶格写问好，另起一行空两格。正文，另起一行空两格写，也可以紧接问好的短句写正文。“此致”有两种安排法：一是“此致”接在正文后，后面不用标点符号；二是另起一行，空两格写“此致”，后面同样不用标点。“此致”可用“顺祝”“敬颂”之类的词语替换，但此致后可以用“敬礼”也可以不用。“敬礼”另起一行，空两格写，后面用叹号。落款，另起一行，靠右写自己的落款。落款下标注写信的日期。

《三演义》部历史演义说 《水浒传》历史第部用白文写章说

《红楼梦》古代四名著章体篇说

《西游记古典四名著文字

白文主间赞赋诗词用夸张、比喻手《西游记》文体实际种佛经体{书信的标准格式范文}.

XX:

您好！

□□xxxxxxxxxxxxxxxxx.

□□xxxxxxxxxxx

□□此致

敬礼

□□„„□□□XXX

□□„„□□年月日

备注：□空格□□空两格□□„„□□右对齐

书信的标准格式范文篇四

商务邮件范例以及格式注意事项

一、事务邮件：

X经理/总：

您好！

非常荣幸能够代表我公司与您联系。

我是XXXX公司的XXX（职位）的XXX（姓名），今天将您所感兴趣的我司产

品报价及相关介绍发送给您，请您查阅！

如果邮件中有任何不清楚的地方或者您需要我们提供任何帮助，请您联系我，电

话：*********，或联系XXX（该客户的具体主管以上负责人）手机号：XXXX。 恭祝商祺！

XXX

二、问候邮件：

例一：

X经理/总：

您好！

在这个阳关灿烂的日子里，祝您身体健康，心情愉快！

（在这个特别的日子里，为您送上最真挚的祝福，祝您：生日快乐！工作顺利！）

XXX公司XX敬上 例二：

X经理/总：

您好！

生活是一种态度，拼搏奋斗之间自由来去，才是生活的真谛！生活是一种心境，慢慢体会了才会有温馨浪漫的甜蜜……今晨阳光灿烂，空气清爽怡人，我愿将这人间最美的时刻送给您。

祝您生活愉快，事业蒸蒸日上！

XXX公司XX敬上 例三：

X经理/总：

您好！

一份真诚，能胜万两黄金；一缕温暖，能抵万里寒霜；一句真心的问候，送来我最美好祝愿：忙碌的日子不要忘记照顾自己的身体，祝您身体健康，工作顺利！

XXX公司XX敬上 例四：

X经理/总：

新年好！

值此2012新年来临之际，XXXX（公司）向贵公司表示最衷心的感谢和最诚挚的祝福，

感谢您长期以来对我们的支持和信任！

在过去的一年中，我们的团队在您的支持、鼓励、批评下得到了一定的成长。未来的中国是服务的王国，得服务真谛者得天下！你我携手共同为车主创造出体验更加温馨、融洽、激情的消费天空。您的标准就是我们努力的方向。在私下直言批评的是我们的真朋友！请提高您对我们的标准！

让我们共同携手创造明天、后天!我们的团队还很幼稚，需要指点、批评、鼓励等各种成长的“营养素”，这是您赐予我们最有价值的礼物。

愿我们成为您生命中的礼物，虽然不期而至闯入您的世界，但从此为您打开全新的一扇窗——那一片天空下，生命真挚而温暖，彼此尊重、呵护，彼此温暖。这是我们共同的愿景，这是我们共同的理想！

新春来临，万象更新，XXXX全体员工衷心祝愿贵公司大展宏图、事业兴旺！顺祝春节愉快，身体健康，阖家欢乐！

XXXX公司

三、感谢信：

X经理/总：

您好！

感谢您长期以往对我司的支持与信任，{书信的标准格式范文}.

注意：

一、关于主题

1. 一定不要空白标题。

2. 最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然，又便于留存。

3. 标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。

4. 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多宗事情，以便于日后整理。

5. 可适当用使用大写字母字符（如“* ！”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，

特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

6. 回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE一大串。

7. 最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前

忘记检查主题。

二、关于称呼与问候

1. 恰当地称呼收件者，拿捏尺度。

邮件的开头要称呼收件人。称呼是第一行顶格写。

2. Email开头结尾最好要有问候语

“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两个写。

结尾常见写个“祝您顺利”之类的。若是尊长应使用“此致敬礼”。 注意， 在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或者换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。

三、正文

1. Email正文要简明扼要，行文通顺。

若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名称是必须通报的以示对对方的尊重。

2. 注意Email的论述语气

尊重对方，请、谢谢之类的语气要经常出现。

3. Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。

如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短干练。

4. 一次邮件交待完整信息

5. 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查

四、附件

1. 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。

2. 附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理。

3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。

4. 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。

5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。

6. 如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送。

五、语言的选择和汉字编码

中文用宋体或者新宋体，英文就用Verdana 或者 Arial字型，字号用五号或10号字即可。

六、结尾签名

1. 签名信息不宜过多。

电子邮件消息末尾加上签名是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但不宜行数过多， 一般不超过4行。

2. 不要只用一个签名档

对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。

3. 签名档文字应选择与正文文字匹配，字号一般应选择比正文字体小一些。{书信的标准格式范文}.

七、回复技巧

1. 及时回复Email

收到他人的重要电子邮件后，理想的回复时间是2小时内。

对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复收到，说明正在处理。

如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。

2. 进行针对性回复

当答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。

3. 回复不得少于10个字

4. 不要就同一问题多次回复讨论

如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。

书信的标准格式范文篇五

现代书信的基本格式

一、现代书信的基本格式

按通行的习惯，现代书信格式上主要涉及称呼、正文（包括问候语、主体文、祝颂语）、落款（包括署名和日期）、附注、封发（包括折信、信封书写、邮票张贴）等五个方面。

以俗体书信为例，就各部分特点、要求分述如下：

(一)称呼

称呼也称“起首语”，是古代书信“抬头”传统的延续。从信纸第一行顶格写起，后加“：”，冒号后不再写字。称呼要和署名对应，明确自己和收信人的关系，可用姓名、称谓，还可加修饰语或直接用修饰语作称呼。需要说明的几条细则是：

1、给长辈的信，若是近亲，就只写称谓，不写名字，如“爸”、“妈”、“大哥”、“二嫂”等；亲戚关系的，就写关系的称谓，如“姨妈”、“姑妈”等。对非近亲的长辈，可在称谓前加名或姓，如“赵叔叔”、“月亮姐姐”等。

2、给平辈的信，夫妻或恋爱关系，可直接用对方名字，爱称加修饰语或直接用修饰语，如“丽”、“敏华”、“亲爱的”等；同学、同乡、同事、朋友的信，可直接用名字、昵称或加上“同学”、“同志”，如“瑞生”、“老张”、“小李”、“三毛”等。

3、给晚辈的信，一般直呼其名，如“乐毅”、“君平”、“阿明”等；也可在名字后加上辈分称谓，如“李花侄女”等；亦可直接用称谓作称呼，如“孙女”、“儿子”等。

4、给师长的信，通常只写其姓或名，再加“老师”二字，如“段老师”、“周师傅”、“宏海老师”等。对于十分熟悉的师长，也可单称“老师”、“师傅”。假如连名带姓（笔名除外），在信首直称“孙松平老师”、“王达夫师傅”，就显得不大自然且欠恭敬。对于学有专长、德高望重的师长，往往在姓后加一“老”字，以示尊重，如“戴老”、“周老”，亦可在姓名后加“先生”二字。为郑重起见，也有以职务相称的，如“董教授”、“陈大夫”、“佟工程师”等。

5、给一个单位或几个人的信，又不指定姓名的，可写“同志们”、“诸位先生”、“XX等同志”等。给机关团体的信，可直接写机关团体名称。如“XX委员会”、“XX公司”。致机关团体领导人的信，可直接用姓名，加上“同志”、“先生”或职务作称呼，亦可直接在机关团体称呼之后加上“领导同志”、“负

责同志”、“总经理”、“厂长”等。如果信是同时写给两个人的，两个称呼应上下并排在一起，也可一前一后，尊长者在前。

上述五种场合，有时还可按特殊对象，视情况加上“尊敬的”、“敬爱的”、“亲爱的”等形容词，以表示敬重或亲密之情。当然，这要用得适宜，如对好友称“尊敬的”，反而显得见外，对无特殊关系的年轻女性贸然称呼“亲爱的”，那就有失检点了。

(二) 正文

1、问候语

问候语是书信正文的开头，最常见的是“您好！”“近好！”“你们好”（注意不能用“您们好”），也可以依时令节气不同有所变化，如以“新年好！”“春节愉快！”“圣诞快乐！”等代之。

此外，问候语后面还可以视情况加上几句启始语，如“久未见面，别来无恙。”“近来一切可好？”“近来身体是否安康？”“久未通信，甚念！”之类。 问候语在称呼下一行空两格书写。应独立成段，不可直接接转下文，否则，就会违反意义单一的构段要求，变成多义段了。

2、主体文

主体文是书信正文的主体部分，系交代正事，可以是禀启、复答、劝谕、抒怀、辞谢、致贺、请托、慰唁，也可以是叙情说理、辩驳论证等，有事说事，可长可短，没有什么套路。

这一部分，动笔之前，就应该成竹在胸，明白写信的主旨，做到有条有理、层次分明。若是信中同时要谈几件事，更要注意主次分明，有头有尾，详略得当，最好是一事一段，不要把多件事情混为一谈。

3、祝颂语

祝颂语也叫颂候语、致敬语，是正文最后表示敬意、祝愿或勉励的话，也是整个书信的结尾。

俗体书信祝颂语最常用的是“祝„„”这一格式，如“祝你（您）健康、祝你学习进步、祝你（您）万事顺意、祝你（您）全家幸福”等，前一半（“祝+第二人称代词”）可接在正文之后写，也可另起一行空两格写；后一半（具体祝

福内容）必须另起一行，顶格写，以示尊敬。也可省略前一半，另起一行后空两格，直接写“安好”、“健康”、“平安”等词，表示祝福。

另有“此致敬礼”这个套语，其习惯写法有两种：一是不另起段，紧接着正文之后写“此致”二字，不加标点，转一行顶格写“敬礼”；二是在正文之下另起一行空两格书写“此致”，不加标点，再下一行顶格书写“敬礼”，后加惊叹号，表明祝颂的诚意和强度。需要说明的是，这一套语带有过去时代较浓的政治色彩，已经离开了作为私人书信祝颂语的固有含义，除了一些专用书信（如申请书）保留了这一格式，已被大多数人摈弃不用。如果要用于私人信件，可以采取变通的做法，不写“此致”，只是另起一行空两格写“敬礼”二字，后加感叹号或句号，表示敬意。

(三)落款

1、署名

署名与称呼首尾呼应，是对受信人的一种尊重，无论出于结构完整性的考虑还是礼节上的考虑，均不应省略。

如果是写给亲人或朋友的信，署名最好能反映与受信人的关系，在姓名之前加上自我称谓（如儿、弟、兄、侄等），后边写名字，不必写姓。如果是写给组织的信，则一定要把姓名写全，并可根据具体情况于姓名前加注身份标识，如“XX（单位名称）职工”。上述自称，都要和信首的称谓相互吻合。此外，在署名之后，有时还可加上“恭呈”、“谨上”等启告语（又称具名语，是信函署名之后的谦词），以示尊敬。

署名位于祝颂语下方右侧。如祝颂语后空格较多，其下方空出半行即可；如祝颂语后空格较少，与落款之间则需空出一至二行的位置。

2、日期

日期一项，用以注明写完信的时间，写在署名之后或下边一行，以后者较为常见。日期往往具体到年、月、日，甚至更小的时间单位，如“夜”、“凌晨”、“正午”等。有时需要写信人加上自己所在的地点，尤其是在旅途中写的信，更应如此。有时还可顺带交代一下写信时的天气状况，如“严寒中”、“溽暑中”等。

(四)附注

附注位于日期下空一行位置，用于书信写完后根据需要补充交代一些内容，如附告通信地址(或电子邮箱、联系电话)，补充正文遗漏的内容(以“又及”等领起)，问候其他人(如“代问某某好”)或受托向收信人问候(如“某某附笔问候”)，附件说明或其他(如“随信附照片一张”、“另有包裹一件，请查收”)。也可空两格写上“又附”，再另起行书写未尽事宜。

(五)封发

封发属于书信的外在格式，主要包括折信、信封书写、邮票张贴等环节。信封有横、竖两种形式，目前通用的是横式信封，邮政编码和邮票位置都相对固定，按要求填写、张贴即可；需要注意的是地址和收、发信人姓名的写法：

受信者地址应写于信封上方邮政编码之下，左端可与邮编第一个字符对齐；发信者地址应写于信封下方邮政编码之上，右端尽量与邮编最后一个字符对齐。收、发人地址均应从左到右书写清楚、详细，省名一般不要省略，如“XX省XX市XX区XX街XX大厦名XX楼XX号房间”。

受信者名称要居正中,基本格式为“收信人全名+写信人对收信人的称呼+开启语”。受信者若为亲人，称呼可按平常叫法或其书面语填写，如“阿姨”、“父亲”；若为同学、朋友，可简称为“友”；若为上司或生意伙伴，可用其职衔，职衔过长时可将职衔提至姓名之前，后加“先生”、“小姐”、“女士”等泛称，如“陈大文总经理”、“营业部主任陈大文先生”；受信者若非亲非故，可称“先生”、“小姐”、“女士”；若很难找到合适的称谓，则最好省掉。至于开启语，又称为启封语，是附在受信者名称后表示尊敬的词语，并非必备项目，一般写“收”或“启”即可。也可视受信者身份等选择使用雅体书信的开启语，如“陈大文总经理台启”。如果信件需要别人收转，可写“XXX烦转XXX收”。

若非挂号信，写信人只须写姓氏,后加“缄”、“付”表示发出，如“陈缄”。如用印有自己机构地址的信封,写信者姓氏则可略去。

另外，借鉴传统书信做法，为了表示对受信人的尊重，折信不仅要有规则，还要注意让文字及受信者名称向外。

二、雅体与俗体的区别

雅体和俗体是现代书信在实际运用中逐渐演变形成的两种体式，前者是对旧体书信某种程度上的继承，后者则是文化普及的结果。二者区别主要体现在五个方面：

一是称呼格式不同。俗体书信用口语，平常怎么叫，信上就怎么写，或在平常称呼前加上一些表达感情的用语；而雅体书信用书面语，在名字(一般姓和名不对举)后面加“君、兄、先生”(此三者都不分性别)、“贤弟”或“老师”、“经理”、“局长”等职衔，有时还需按受信人身份在称谓之后加提称知照语 (即表敬语)，如“陈懂事长钧鉴”、“李主任台鉴”等，参见下表：

二是祝颂用语不同。虽然二者都讲究因人、因具体情况选用适当的词表示祝颂，但俗体书信常用“祝„„”格式，雅体书信则以“颂安”为其基本模式，分为“颂”（即请候语）、“安”（即安好语）两部分。“颂”有“请、问、询、叩”等变化形式，其前可加“恭、敬、即、顺、并”等词语；“安”有“祺、祉、禧、吉祥、平安”等同义词语，其前可根据时令、职业等加“金、台、旅、近、春、暑、俪、双、痊、编、教、撰、著”之类词语。如“请候语”接着最末一句出现，则“安好语”必须另行顶格。如在信末另行书写祝颂语,则采用“请候语+空格+安好語”格式,如:“即颂 商祈!”。

雅体书信祝颂语与受信人身份对应情况如下表：

书信的标准格式范文篇六

商务信函的格式和范文

商务信函的格式和范文

商务信函属于商务礼仪文书范畴，是指企业与企业之间，在各种商务场合或商务往来过程中所使用的简便书信。其主要作用是在商务活动中用来建立经贸关系、传递商务信息、联系商务事宜、沟通和洽商产销；询问和答复问题、处理具体交易事项。其种类包括联系函、推销函、订购函、确认函、索赔函等多种。

文种特性

〔一）语气口语性

每一封商务信函的往来都是不同的企业之间或者企业领导者彼此之间的一种情感交流。人都是感性的，所以商务信函更多地体现了感性的一面。而不是人们想象的商务信函应该用一种特殊的“生意腔”，信函读起来使人感到非常热情、友好，就像朋友之间的谈话那样简单、自然、人性化。无论是歉意的道歉函，还是善意的劝说函，或者购买函，完全可以通过信函中的语气、语调来表现。

（二）内容直接性{书信的标准格式范文}.

企业每天都要阅读大量信函文件。商务信函不需要用华丽的词句。所以，商务信函要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。用简洁朴实的语言来写信函，使信函读起来简单、清楚、容易理解。当涉及数据或者具体的信息时，如时间、地点、价格、货号，等等，要用语精确，使交流的内容更加清楚，这更有助于加快商务活动的进程。

（三）态度真诚性

商务信函要能够充分体现真诚、礼貌。不管说什么，都要带着诚意去说。把写好的商务信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与你通话，他一定能够感受到你的自然、真诚和礼貌。这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语，而是体现了一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。

（四）主旨单一性

商务信函具有纯粹的业务性，一般要求专文专事，内容集中单一，围绕公务，突出主旨。

（五）格式规范性

商务信函结构类似于一般的书信，有称呼、有正文、有署名。外贸商务函、电的写作则必须依照国际惯例，用英语或对方国家所使用的语言书写，在文法和书写格式上也要符合对方的语言规范和习惯。

（六）地位平等性

商务信函是两个平等法人之间的往来文书，反映双方平等、互惠互利的关系。商务信函的写作应相互尊重，以礼相待。

（七）要求时限性

商务信函是在商务活动的每个环节中形成的，每封信函都是一定时限内的双方意愿的明确表达。因此，接收对方的信函后必须及时回复。目前，信函的传递越来越多地使用图文传真、电子邮件等快速传递形式，以适应这一特点的需要。

商务信函一般由三部分组成：信头、正文、信尾。

（一）信头

信头即信函的开头，由发信人名称及地址、标题、函号、称谓、收信人地址和单位等组成。 1发信人名称及地址

发信人名称及地址一般写明发信人企业单位名称及详细地址。还包括电话号码、电报挂号、专用电码、电传、传真、网址等商务联系信息。

2．标题

作为商务信函，它与一般的普通信件不同，只要不是企业单位个人与个人之间的交流，商务信函一般可以有标题。标题位置在信文首页卜方，居中书写，其内容是标明事由。事由要求

概括出函件的主旨、中心，使收信人通过标题就对信文的主要内容有大致的了解。常见的商务信函标题有以下两种形式：

(1)由事由加文种名称“函”构成，如“关于要求承付打印机货款的函”、“推销函”、“订购函”、“索赔函”等。

(2）先写“事由”二字，加冒号提示，然后直接标写该信函的内容，如“事由：机动车索赔”。 3函号

函号即编号，分为对方编号和己方编号。在外贸业务信函的信头上注明编号，可保证信函便于管理和查阅。

函号位置一般出现在标题右下方或信头的左上方。常见的有两种形式：一是仿效行政公文发文字号的格式，采用“x函〔xxxx〕x号”或（xxxx) “函第x号”的形式；二是采用直接编号的形式，如“第x号”。

4称谓

称谓是对收信人或收信单位的称呼，一般写受文者的尊称，这是商务信函必须的一项。其位置一般在标题或函号的左下方，单独占行，顶格书写，后面用冒号。书写时有以下两种称谓：

(1)泛指尊称。“尊敬的”后加称谓并加冒号，如“尊敬的先生”、“尊敬的女士”等。尊称中可以使用职务，如“尊敬的办公室主任”、“尊敬的财务部部长”、 “尊敬的销售部经理”等。

(2)具体称谓。即具体指名道姓的尊称。在姓名后面加称谓语。这类称谓一般用于写信人与收信人彼此认识或者非常熟悉的情况。因为这种称谓能够体现写信人与收信人之间的情感与密切关系。称谓可用泛称中的“先生”、“女士”等，也可以使用职务，如“尊敬的办公室石主任”、“尊敬的财务部张部长”、“尊敬的销售部王经理”等。

5．收信人地址、单位

收信人地址、单位要写明收信人企业单位名称及详细地址。

（二）正文

正文是商务信函的主体，叙述商务往来联系的实质问题。正文写作要求内容单纯，一文一事，文字简明，事实有据，行文礼貌。

1问候语

问候语也即应酬语或客气语。开头的问候语是商务信函必不可少的，即发信人对收信人打招呼的礼貌问候语。一般用一两句尊敬的客气话表示，如“您好”,“近来生意可好，效益颇高”等。如果是初次联系，可使用“久仰大名，未亲雅教”等词语。如果是回函，可使用“惠书敬悉，不胜感激”等词语表示感谢来函。

2主体

主体是商务信函正文的核心内容，是发信人要说明的事项。不同的商务信函的内容是不同的。一般包括以下两个内容：

(l说明发函缘由。直截了当、简明扼要地说明发函的目的、根据、原因等内容；复函则要引叙对方来函要点，以示复函的针对性。

(2)说明发函事项。主体表达信函的中心内容，一般是根据发函缘由详细地陈述具体事项，或是针对所要商洽的问题或联系事项，阐明自己的意见。要求语气要平和，问题要明确，事实要清楚，表达要明白。如商洽函的正文主体包括商洽缘由、商洽内容、意愿要求三部分；询问函的正文主体包括询问缘由、询问事项两部分；答复函的正文主体包括答复缘由、答复内容两部分；商品报价函的正文主体包括产品的价格、结算方式、发货期、产品规格、可供数量、产品包装、运输方式等。

如果正文主体内容简单，逻辑上可采用篇、段合一式结构，如果正文主体内容较多，逻辑上可采用分段式结构。

3结尾语

正文结束以后，一般用精练的语言将主体所叙之事加以简单概括，并提出本函的有关要求，强调发函的日的。如请求函的结尾语是“拜托之事，承望协助解决为盼”，希望回函的结尾语是“不吝赐函，静候佳音”等。结尾语视发信人与收信人的关系以及信函的内容而定，要求恰当得体。

（三）信尾

信尾部分包括四部分内容。

1祝颂语

所有的商务信函都要写明祝颂语。祝颂语分为祝者自身的请候语和收信人的安好语两部分：

(1)请候语，在正文结束后空两格书写。常用的有“敬祝”、“顺颂”、“恭祝”

等。

(2)安好语，一定另起一行顶格书写，以表示对对方的尊重。常用的安好语有“商棋”、“金安”、“生意兴隆”等。

2签署

签署即发信人的署名或签名、用印。商务信函的署名可根据企业的要求或发信人的意见而定。有的企业署名以单位名称加盖印章的方式；有的企业要求发信人直接签名，以示对信函的内容负责。个人签名一定要由发信人亲手所签。

3日期

日期一般是发信具体时间。商务信函因为涉及商务业务往来，务必写明发信日期。一般采用以下三种形式：

(1)公文日期形式。即在信函签署下方用汉字小写写明发信日期，如xxxx年八月十八日。

(2）阿拉伯数字形式。即在信函签署下方用阿拉伯数字写明发信日期，如2008 年8月18日。

(3)国际标准简写法形式。即在信函签署下方用阿拉伯数字标记年、月、日，在一位数的月、日前加“0"，如2008年08月18日。

无论哪种写法，日期务必写全，以便存档备查。如2008年08月08日，不能写成“08年08月08日”。

4附件

附件是随函附发的有关材料，如报价单、发票、确认书、单据等。如果需要标注附件的，在信函签署的下方可以标注附件。如果附件是两个以上的，要分别标注附件一、附件二等。

范文：

道歉函

xx市兴达贸易有限公司：

贵公司20xx年x月x日函收悉。函中所诉20xx年1月7日《购买电脑桌合同》中，所收的35套黄花牌电脑桌部分出现接口破裂一事，深表歉意，此事已引起我方高度重视，现已就此事进行调查。

经有关邵门查实：我厂生产的xxxx型黄花牌电脑桌，出厂时，经质检部门检验全部为优质产品。函中所提的部分电脑桌出现接口破裂，是由于我方工人在出仓时搬运不懊造成的。衬贵公司的损失，我公司再次深表歉意，并请贵公司尽快提供电脑桌受损的详细数字及破损程度，以及公证人证明和检验证明书，我介司将以最快的速度按实际损失给予无条件赔偿。 对此，我们将引以为戒，查找工作中存在的问题和不足，制仃改正措施杜绝此类事件的发生。 希望能够得到责公司谅解，继续保持良好的贸易往来关系。

候复

xx市光明家具有限公司

20xx年8月9日

本文来源于：